実践ガイド · セミナーとイベント
企業セミナーの準備：参加者の移動を、 到着から帰路まで
総務、人事、役員秘書、代理店のご担当者に向けた、移動計画づくりの7つのステップです。
30秒でわかる要点
まず参加者ごとの出発地、到着時刻、列車・フライト番号、荷物、特別な要望、使用言語を集めます。次に場所と時間帯で整理し、逆算スケジュールを作り、到着、ホテルと会場の往復、夜の会食、帰路の流れを図にします。車両は流れと時間帯ごとに割り当て、プログラムの安定度に応じてシャトルと貸切を選び、参加者には連絡先を一つに絞った短い案内を送ります。
はじめに
セミナーの 最初と最後の印象
到着の遅れは全体会議を遅らせ、帰路の不手際は列車の乗り遅れを招きます。移動はイベントの始まりと終わりを形づくります。
このガイドはサービスの紹介ではなく、作業計画です。サービスの詳細は企業セミナーのシャトルのページをご覧ください。
ステップ 01
まず 参加者を把握する
誰が、どこから、いつ到着するのかが計画の土台です。
申込時に集める情報
申込フォームの段階で移動に関する質問を入れておきましょう。
01
出発地
駅、空港、オフィス、ホテル。
02
到着日時
お迎え場所への実際の到着時刻。
03
列車・フライト番号
実際の運行時刻を確認するため。
時間帯別の到着表を作る
行に到着地点、列に時間帯を置き、人数と荷物を記入します。
名簿はいつ確定すべきか
申込が落ち着いた時点が目安です。その後の変更は担当者一人に集約します。
ステップ 02
移動の 逆算スケジュールを作る
会場と日程が決まり次第、検討を始めましょう。事業者の確認には専属ドライバーの選び方が役立ちます。
チェックリスト
- 01事業者への依頼とシャトル計画の確定
- 02案内の送付と最終確認
- 03当日の連絡窓口と事後の振り返り
セミナーにとって良い移動とは、誰の記憶にも残らない移動です。
サナア — ログサン・プレステージ、2012年より
ステップ 06
不測の事態に備える 慌てないために
よくある四つの場面です。
- 01
列車・便の遅延
番号を共有すれば、実際の時刻に合わせてお迎えします。
- 02
参加者が迷った場合
名前入りプレートと、一つの連絡先で対応します。
- 03
直前の変更
窓口はサナア一人。ドライバーの調整を担当します。
- 04
海外からの参加者
翻訳した案内と、英語または日本語でのお出迎えを用意します。
ステップ 07
参加者に伝える 短い案内で
良い案内は、スマートフォンで1分以内に読めるものです。
案内に含める内容
- 01集合場所と時刻
- 02目印と一つの連絡先
- 03荷物について
コピーして使える文面
[お名前] 様
[イベント名] の送迎は [日付] です。集合場所：[場所]、時刻：[時刻]。
ドライバーは [会社名] のプレートを持っています。荷物：[案内]。
遅れる場合は [担当者] [電話番号] までご連絡ください。
計画の確定後に送り、前日にも再送しましょう。
よくある質問
主催者の方から よくいただく質問
セミナーの移動を準備する際のご質問です。
01
どのくらい前から準備すべきですか？
会場と日程が決まり次第始め、申込が落ち着いた時点で計画を確定します。
02
車両はグループごとですか、時間帯ごとですか？
流れと時間帯ごとに考えます。同時に移動する人数が基準です。
03
時間差の到着はどう管理しますか？
場所と時間帯別の到着表を作り、バンで複数回運行します。
04
列車や便が遅れたらどうなりますか？
番号を共有いただければ、実際の時刻に合わせ、サナアがドライバーを調整します。
05
大型バスとバンを併用できますか？
はい。全体移動にバス、時間差の移動にバンが適しています。
06
料金はどう確認できますか？
日程、人数、出発地をお知らせいただければお見積りを作成し、料金はご予約時にご案内します。
まとめ
移動計画は サナアにご相談ください
方法はお伝えしました。実行のお手伝いも承ります。
日程、人数、出発地をお知らせください。企業セミナーのシャトルもご参照のうえ、個別のお見積りをお送りし、料金はご予約時にご案内します。
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